miércoles, 2 de julio de 2008

TRAMITE DE DOCUMENTOS

1-

ACUERDO No. 060

(30 de octubre de 2001)

Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.

CONSIDERANDO:

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública

2) UN MUEBLE PARA LOS DOCUMENTOS

Desde el Renacimiento y con el surgimiento de la burocracia y la administración surge el mobiliario “de despacho”. En el espacio de trabajo se colocaba un secreter para guardar los documentos importantes y las cartas. Hoy día, vivimos en un época en la más que nunca, todas nuestras acciones generan papeleos: los contratos de la vivienda y del coche, las hipotecas, los papeles del banco, los papeles del médico, los recibos de luz y gas. Por no hablar del propio papeleo derivado de nuestro trabajo o de nuestra familia: circulares del colegio, notas, recibos de clases, etc. La mayor recomendación para no perder nunca nada y poder localizarlo rápidamente y sin esfuerzo es tener un mueble para guardar todos nuestros documentos. Esto nos permitirá tener todo en orden y evitará que tengamos los documentos desperdigados y que pasemos un mal rato por no encontrar algo.

Las formas y materiales que se imponen para los muebles con estos usos, rompen con las tradicionales tendencias en madera maciza utilizando materiales como metal y cristal, y colores contrastados. Las formas se aligeran y alargan. El mercado del mueble actual nos propone soluciones que se adaptan a cada espacio. Hemos de considerar que este mueble para los documentos, no tiene por qué estar necesariamente en un despacho, como era lo tradicional, ya que no todas nuestras casas poseen despacho. Su ubicación dependerá de tus necesidades de espacio: en el salón, en el pasillo, en el hall, en una habitación, etc. Cuanto más accesible sea su disposición, más lo utilizarás.

Mueble actual para documentos

Con el fin de colocar rápidamente cada cosa en su sitio, crea diferentes apartados y márcalos de algún modo. Tus aliados son los archivadores, las carpetas, las etiquetas, los cajones, los separadores y los compartimentos, ya que también es importante que organices internamente el mueble. Verás como ya no vuelves a pensar… ¿dónde habré metido aquel papel?

Dos muebles en uno

Existen muebles con una versatilidad tan elevada, que si no los vemos resultan difíciles de imaginar, el ingenio de los diseñadores no tiene límites y siempre encuentran detalles con los que sorprendernos, buscando además de la funcionalidad y la belleza, la originalidad.

mueble-doble-posicion-horizontalmueble-doble-posición-vertical

El diseño del mueble que vemos en la foto es de Ágape, se trata de una estantería dividida en 12 partes, con 6 puertas que se pueden mover libremente, abriendo y cerrando los compartimentos que queramos, variando su imagen de una forma dinámica que nos permite múltiples combinaciones.

El mueble tiene dos posiciones, en vertical con pies de altura regulable o en horizontal, con patas metálicas, esto permite diferentes funciones para este mueble, puede ser utilizado en vertical como estantería en cualquier estancia de la casa o en un local comercial, y en horizontal queda ideal como mostrador en una tienda o sustituyendo al típico aparador en el comedor de un hogar.

Esta fabricado con tableros de MDF y podemos elegir entre tres acabados, claro, intermedio y oscuro. Es un mueble sencillo y lo más importante muy cómodo y práctico en cualquier situación, una especie de mueble comodín de gran utilidad a la hora de distribuir el espacio y de decorar.

FUNCIONES

En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

MISION
Tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

OBJETIVO
La Unidad de Correspondencia del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social –MINTRASS- es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativo que ingresa al Ministerio, provenientes de diferentes fuentes externas, así como la generada por toda la dependencia que conforma el organismo.

SERVICIOS

Radicación y distribución de comunicaciones (recibidas y producidas)

Radicación de documentos normativos y contractuales

Organización y archivo de documentos

Prestación de servicios de información y consulta


RADICACION

FECHA

REMITENTE

ASUNTO

Nº FOLIOS

DEPENDENCIA

FIRMA

FECHA

008956

05/05/2008

Cecilia Reyes

Licencia de maternidad

1

Nuevo recurso

06/06/2008

008957

04/05/2008

Armado prieto

Carta de traslado

2

Subdirección

06/04/2008

008958

02/05/2008

Dora Pérez

Facturas

5

Dirección de recurso material

06/04/2008

008959

2/06/2008

Miran Penagos

Correspondencia

10

Secretaria

06/04/2008

008960

3/06/2008

José Prada

Circular del centro

1

Dirección general

02/06/2008

008961

4/06/2008

Javier Rengifo

Acta Nº56

3

Coordinación

02/06/2008

008962

5/06/2008

Tatiana Buitrago

Petición

4

Trabajo social

02/06/2008

PLANILLA DE CONTROL DE RECIBO DE DOCUMENTO

008963

8/06/2008

Dora Jiménez

Acuerdo

6

Tesorería

02/06/2008

008964

12/06/2008

Fernando Ochoa

certificado

1

Nuevo recurso

03/06/2008

008965

15/06/2008

Emilia rodrigues

permisos

3

Coordinación

04/06/2008

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