miércoles, 2 de julio de 2008

RECEPCION DE DOCUMENTOS

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

EMPRESA ACUERDO

Pasos del procedimiento de recibo de correspondencia

Unidades de correspondencia

1).Recibo en forma directa, por correos o aparatos: A los edificios que llegan por mensajería directa se les coloca el sello de recibido, en la parte inferior derecha del documento con la fecha, hora y firma del receptor. Los derechos de petición y tutelas se radicaran de inmediato para que el mensajero se lleve la copia ya radicada. 2).Clasificación de todo lo recibido según políticas de radicado: Pueden hacerse pilas de correspondencia personal, folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa.

3).Apertura de sobres. Se debe saber como se abre correctamente un sobre para evita riesgos de ruptura de los documentos. Este microproceso debe realizarse con base en las normas generales.

1. Después de la apertura, todos los documentos se Clasificarán por dependencias.

4).Radicación de documentos: Consiste en imprimir el sello de radicación en la parte superior derecha del documento y luego llenar los datos de número, fecha, hora, pase a y recibido por. Si el sello es electrónico no hay que llenar nada.

5).Registro de documentos: Consiste en registrar en la planilla de registro de correspondencia recibida los datos del remitente y del documento.

6).Clasificación: Consiste en separar la correspondencia por dependencias y colocarlas en los casilleros para que el mensajero inicie el proceso de distribución.

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de

comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación

administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de

radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,

la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los

documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la

correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente

radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a

partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del

cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de

correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,

registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o

código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,

Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de

respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Pasos para el proceso de despacho de correspondencia

1).El recepcionista de la UDC Recibe de las dependencias remitentes el oficio elaborado en original y dos copias

2).El recepcionista Revisa de la presentación de todos los oficios que se van a enviar, para asegurarse de que cumplen con las políticas generales de despacho.

3).Las respuestas deben venir grapadas al antecedente. El antecedente se devolverá de inmediato a la oficina remitente.

4).El recepcionista realiza el proceso de Fechado.

5).EL recepcionista imprime el número de radicación en originales y copias con el mismo número en la parte central del documento.

6) El Jefe de archivo Alimenta el aplicativo o llena la planilla manual de registro con los datos del destinatario y el documento.

7) Separación de copias y antecedentes: El original para el cliente externo, la primera copia para el expediente del consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora y el antecedente regresa a la oficina productora.

8).Inserción de los documentos que van para entidades externas en los sobres de ventanilla.

9) La correspondencia enviada interna que lleva anexos, estos se graparàn a su documento principal pues no se usaran sobres.

10).Clasificación pre-entrega: Ya sea en paquetes o valijas por sucursales, regionales o empresas varias.

11).La interna se coloca en el casillero de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria inicie el proceso de distribución.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las

comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en

original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la

primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,

teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará

en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido

en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios

destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

Procedimiento de correspondencia interna y externa

  1. El auxiliar de mensajeria realizará las recogidas de correspondencia enviada interna y externa en los horarios establecidos por el jefe de archivo.

  1. La correspondencia enviada interna se radicará y registrara según procedimientos y se colocará en las casillas de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria ejecute la entrega interna correspondiente.

  1. En cuanto al proceso de distribución de correspondencia externa enviada se contrataran entidades de mensajeria especializadas.

  1. Los auxiliares de archivo aplicaran las políticas de sobres tanto para la correspondencia interna como para la externa.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones

internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y

procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las

mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración

consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean

éstos, manuales o automatizados.

ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer

en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios

autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que

genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto

cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos

que cumplan con lo establecido.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA PARA ENTREGA DIRECTA EN LA ENTIDADES

Número de radicación

fecha

Remitente

Destino

Dependencia

Responsable

OK

12456-5

12457-2

12-05-08

14-05-08

Fernando rojas

Textiles roa

Correspondencia del sena

Correspondencia sena

Alina Gómez

Carlos moreno

Recibido.

Recibido.

REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

Número y radicación

Fecha

Nombre de la persona o entidad destinataria

Nombre o código de la dependencia en trámite

Asunto

Anexos

1245-8

1245-9

15-05-08

16-05-08

Farmacéutica la colina

Fabrica de calzado

Administración

Recursos humanos

Personal

contratación

1sobre

5 hojas de vida

FORMATO RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA

Hora

fecha

asunto

persona

dependencia

8:45

18-05-08

convocatorias

Dra. Adriana Páez

Recursos humanos

10:20

18-05-08

pagos

Dr. Rodrigo Bernal

Contabilidad

FORMATO CORRESPONDENCIA EMPRESAS PRIVADAS

HORA FECHA ASUNTO PERSONA DEPENDENCIA

10:45

12-05-08

Cartas

Dra. Adriana Mendoza

Gestión humana

2:30

25-05-08

pagos

Dr. Javier López

contabilidad

3:45

28-05-08

inventarios

Dr. Carlos rojas

contaduría

4:10

01-06-08

personal

Dra. luisa Contreras

personal

TRAMITE DE DOCUMENTOS

1-

ACUERDO No. 060

(30 de octubre de 2001)

Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.

CONSIDERANDO:

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública

2) UN MUEBLE PARA LOS DOCUMENTOS

Desde el Renacimiento y con el surgimiento de la burocracia y la administración surge el mobiliario “de despacho”. En el espacio de trabajo se colocaba un secreter para guardar los documentos importantes y las cartas. Hoy día, vivimos en un época en la más que nunca, todas nuestras acciones generan papeleos: los contratos de la vivienda y del coche, las hipotecas, los papeles del banco, los papeles del médico, los recibos de luz y gas. Por no hablar del propio papeleo derivado de nuestro trabajo o de nuestra familia: circulares del colegio, notas, recibos de clases, etc. La mayor recomendación para no perder nunca nada y poder localizarlo rápidamente y sin esfuerzo es tener un mueble para guardar todos nuestros documentos. Esto nos permitirá tener todo en orden y evitará que tengamos los documentos desperdigados y que pasemos un mal rato por no encontrar algo.

Las formas y materiales que se imponen para los muebles con estos usos, rompen con las tradicionales tendencias en madera maciza utilizando materiales como metal y cristal, y colores contrastados. Las formas se aligeran y alargan. El mercado del mueble actual nos propone soluciones que se adaptan a cada espacio. Hemos de considerar que este mueble para los documentos, no tiene por qué estar necesariamente en un despacho, como era lo tradicional, ya que no todas nuestras casas poseen despacho. Su ubicación dependerá de tus necesidades de espacio: en el salón, en el pasillo, en el hall, en una habitación, etc. Cuanto más accesible sea su disposición, más lo utilizarás.

Mueble actual para documentos

Con el fin de colocar rápidamente cada cosa en su sitio, crea diferentes apartados y márcalos de algún modo. Tus aliados son los archivadores, las carpetas, las etiquetas, los cajones, los separadores y los compartimentos, ya que también es importante que organices internamente el mueble. Verás como ya no vuelves a pensar… ¿dónde habré metido aquel papel?

Dos muebles en uno

Existen muebles con una versatilidad tan elevada, que si no los vemos resultan difíciles de imaginar, el ingenio de los diseñadores no tiene límites y siempre encuentran detalles con los que sorprendernos, buscando además de la funcionalidad y la belleza, la originalidad.

mueble-doble-posicion-horizontalmueble-doble-posición-vertical

El diseño del mueble que vemos en la foto es de Ágape, se trata de una estantería dividida en 12 partes, con 6 puertas que se pueden mover libremente, abriendo y cerrando los compartimentos que queramos, variando su imagen de una forma dinámica que nos permite múltiples combinaciones.

El mueble tiene dos posiciones, en vertical con pies de altura regulable o en horizontal, con patas metálicas, esto permite diferentes funciones para este mueble, puede ser utilizado en vertical como estantería en cualquier estancia de la casa o en un local comercial, y en horizontal queda ideal como mostrador en una tienda o sustituyendo al típico aparador en el comedor de un hogar.

Esta fabricado con tableros de MDF y podemos elegir entre tres acabados, claro, intermedio y oscuro. Es un mueble sencillo y lo más importante muy cómodo y práctico en cualquier situación, una especie de mueble comodín de gran utilidad a la hora de distribuir el espacio y de decorar.

FUNCIONES

En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

MISION
Tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

OBJETIVO
La Unidad de Correspondencia del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social –MINTRASS- es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativo que ingresa al Ministerio, provenientes de diferentes fuentes externas, así como la generada por toda la dependencia que conforma el organismo.

SERVICIOS

Radicación y distribución de comunicaciones (recibidas y producidas)

Radicación de documentos normativos y contractuales

Organización y archivo de documentos

Prestación de servicios de información y consulta


RADICACION

FECHA

REMITENTE

ASUNTO

Nº FOLIOS

DEPENDENCIA

FIRMA

FECHA

008956

05/05/2008

Cecilia Reyes

Licencia de maternidad

1

Nuevo recurso

06/06/2008

008957

04/05/2008

Armado prieto

Carta de traslado

2

Subdirección

06/04/2008

008958

02/05/2008

Dora Pérez

Facturas

5

Dirección de recurso material

06/04/2008

008959

2/06/2008

Miran Penagos

Correspondencia

10

Secretaria

06/04/2008

008960

3/06/2008

José Prada

Circular del centro

1

Dirección general

02/06/2008

008961

4/06/2008

Javier Rengifo

Acta Nº56

3

Coordinación

02/06/2008

008962

5/06/2008

Tatiana Buitrago

Petición

4

Trabajo social

02/06/2008

PLANILLA DE CONTROL DE RECIBO DE DOCUMENTO

008963

8/06/2008

Dora Jiménez

Acuerdo

6

Tesorería

02/06/2008

008964

12/06/2008

Fernando Ochoa

certificado

1

Nuevo recurso

03/06/2008

008965

15/06/2008

Emilia rodrigues

permisos

3

Coordinación

04/06/2008