miércoles, 2 de julio de 2008

PRODUCCION DE DOCUMENTOS



COMUNICACIO ESCRITA:

La expresión escrita es aquella comunicación lingüística que transmite un lenguaje que habrá de ser percibido por la vista.
La comunicación escrita traspasa los límites del espacio y el tiempo, la interacción no es inmediata o no se produce nunca pues no está presente el receptor, las palabras están solas en el texto pues el que escribe no sabe quienes van a leer el texto, su estructura sintáctica es compleja y posee mayor riqueza léxica y precisión.


La comunicación escrita es una parte esencial del trabajo, junto con la capacidad de selección, evaluación y aplicación de la información. La comunicación se entiende como el proceso mediante el que alguien se relaciona con su entorno. No se trata únicamente de transportar un mensaje, sino que se espera respuesta, interpretación de la información y réplica.

La comunicación es un medio que facilita la gestión administrativa. Permite comprender, para tomar decisiones. Permite lograr la coordinación y cooperación que dan paso a los buenos resultados. Es importante aclarar que es posible dar información, pero sin comunicación. En este sentido, el gestor de la empresa necesita de información y comunicación que permita caminar con éxito a la entidad que dirige, puesto que ello implica entre otras cosas saber comunicarse con eficacia.

COMUNICACIÓN OFICIAL

Tipo documental es "la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte", y

Responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una institución, de un país, es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así.

Ejemplos:

Actas Acuerdos Circulares Memorandos

Informes Requisiciones Leyes Decretos

Convenios Planillas Contratos Expedientes

Cheques Licitaciones Proyectos Facturas

Manuales Decretos Tratados Estudios

PRESEVACION: Preservación documental. Conjunto de procedimientos y medidas destinados al resguardo definitivo y el aseguramiento de la integridad física de los documentos independientemente de su soporte

Conservación documental. Son las actividades que aseguran el resguardo temporal y el acceso continuo a los documentos en cualquier tipo de soporte.

Organigrama de bancolombia

Líneas de autoridad

Junta directiva: La Junta Directiva es el órgano permanente de gestión y dirección de la Asociación y está formada por un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, un Tesorero y entre cuatro y diez vocales elegidos por la Asamblea General mediante sufragio libre y secreto, de la forma prevista en el Reglamento de Régimen Interior

Presidente: el presidente de la compañía, como tal no es miembro de la junta directiva pero deberá asistir a todas las reuniones con voz pero sin voto, y no recibirá retribución especial por su asistencia. Sin embargo, dicho funcionario podrá ser miembro de la junta en virtud de la elección por la asamblea de accionistas y en tal caso tendrá el derecho que corresponden a los demás directores. En todo caso, la junta directiva sin su presencia

Cartas comerciales:NTC 3393

Margenes: Superior entre 3cm y 4cm.

Inferior entre 2 cm y 4cm.

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3cm

Definición, estilos
Carta: comunicación escrita qua se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
Estilos:

Bloque Extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (Si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Bloque extremo

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Bloque

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NTC 3369 elaboración de sobres comerciales

MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS

Inscripción de los siguientes datos: Nombre del Remitente, nombre del destinatario, cargo, dirección, Teléfono, fax, ciudad y país.

NTC 3234 circulares

CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario

General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con

membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Director General del AGN.

MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del

borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas

debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)

Subsiguiente(s).

EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

CIRCULAR INTERNA No. 001

300-01.01

Bogotá D.C, 3 de junio de 2002

PARA FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL AGN.

Asunto: Utilización del Carné.

Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas del Archivo General de la Nación, que es obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la Institución. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además, éste es requisito indispensable para poder ingresar a la Institución a prestar el servicio contratado.

Sin otro particular,

Cordialmente

ELSA MORENO SANDOVAL

Secretaria General.

Jenny A.

EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No. 001

200-01.02

Bogotá D.C,

PARA: ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL

Asunto: Presentación de Tabla de Retención Documental

En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1382 de 1995, por el cual se fijan plazos para que las entidades del orden nacional presenten al Archivo General de la Nación las Tablas de Retención Documental, invitamos a una serie de reuniones periódicas a los Jefes de Archivo de las Entidades del Orden Nacional.

Dichas reuniones se realizarán en las instalaciones del Archivo General de la Nación, ubicado en la carrera 6 No. 6 - 91, Bogotá D.C. Allí se plantearán los lineamientos generales para la realización y presentación de Tablas de Retención.

Cordial Saludo,

JORGE PALACIOS PRECIADO

Director General.

Anexo: dos folios (Fotocopia Decreto 1382 de 1995).

Olga R.

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