RECEPCION DE DOCUMENTOS

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

EMPRESA ACUERDO

Pasos del procedimiento de recibo de correspondencia	Unidades de correspondencia
1).Recibo en forma directa, por correos o aparatos: A los edificios que llegan por mensajería directa se les coloca el sello de recibido, en la parte inferior derecha del documento con la fecha, hora y firma del receptor. Los derechos de petición y tutelas se radicaran de inmediato para que el mensajero se lleve la copia ya radicada. 2).Clasificación de todo lo recibido según políticas de radicado: Pueden hacerse pilas de correspondencia personal, folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa. 3).Apertura de sobres. Se debe saber como se abre correctamente un sobre para evita riesgos de ruptura de los documentos. Este microproceso debe realizarse con base en las normas generales. 1. Después de la apertura, todos los documentos se Clasificarán por dependencias. 4).Radicación de documentos: Consiste en imprimir el sello de radicación en la parte superior derecha del documento y luego llenar los datos de número, fecha, hora, pase a y recibido por. Si el sello es electrónico no hay que llenar nada. 5).Registro de documentos: Consiste en registrar en la planilla de registro de correspondencia recibida los datos del remitente y del documento. 6).Clasificación: Consiste en separar la correspondencia por dependencias y colocarlas en los casilleros para que el mensajero inicie el proceso de distribución.	Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Pasos para el proceso de despacho de correspondencia
1).El recepcionista de la UDC Recibe de las dependencias remitentes el oficio elaborado en original y dos copias 2).El recepcionista Revisa de la presentación de todos los oficios que se van a enviar, para asegurarse de que cumplen con las políticas generales de despacho. 3).Las respuestas deben venir grapadas al antecedente. El antecedente se devolverá de inmediato a la oficina remitente. 4).El recepcionista realiza el proceso de Fechado. 5).EL recepcionista imprime el número de radicación en originales y copias con el mismo número en la parte central del documento. 6) El Jefe de archivo Alimenta el aplicativo o llena la planilla manual de registro con los datos del destinatario y el documento. 7) Separación de copias y antecedentes: El original para el cliente externo, la primera copia para el expediente del consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora y el antecedente regresa a la oficina productora. 8).Inserción de los documentos que van para entidades externas en los sobres de ventanilla. 9) La correspondencia enviada interna que lleva anexos, estos se graparàn a su documento principal pues no se usaran sobres. 10).Clasificación pre-entrega: Ya sea en paquetes o valijas por sucursales, regionales o empresas varias. 11).La interna se coloca en el casillero de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria inicie el proceso de distribución.	ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
Procedimiento de correspondencia interna y externa
El auxiliar de mensajeria realizará las recogidas de correspondencia enviada interna y externa en los horarios establecidos por el jefe de archivo. La correspondencia enviada interna se radicará y registrara según procedimientos y se colocará en las casillas de la dependencia destinataria para que el auxiliar de mensajeria ejecute la entrega interna correspondiente. En cuanto al proceso de distribución de correspondencia externa enviada se contrataran entidades de mensajeria especializadas. Los auxiliares de archivo aplicaran las políticas de sobres tanto para la correspondencia interna como para la externa.	ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados. ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA PARA ENTREGA DIRECTA EN LA ENTIDADES

Número de radicación	fecha	Remitente	Destino Dependencia	Responsable	OK
12456-5 12457-2	12-05-08 14-05-08	Fernando rojas Textiles roa	Correspondencia del sena Correspondencia sena	Alina Gómez Carlos moreno	Recibido. Recibido.

REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

Número y radicación	Fecha	Nombre de la persona o entidad destinataria	Nombre o código de la dependencia en trámite	Asunto	Anexos
1245-8 1245-9	15-05-08 16-05-08	Farmacéutica la colina Fabrica de calzado	Administración Recursos humanos	Personal contratación	1sobre 5 hojas de vida

FORMATO RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA

Hora	fecha	asunto	persona	dependencia
8:45	18-05-08	convocatorias	Dra. Adriana Páez	Recursos humanos
10:20	18-05-08	pagos	Dr. Rodrigo Bernal	Contabilidad

FORMATO CORRESPONDENCIA EMPRESAS PRIVADAS

HORA FECHA ASUNTO PERSONA DEPENDENCIA

10:45	12-05-08	Cartas	Dra. Adriana Mendoza	Gestión humana
2:30	25-05-08	pagos	Dr. Javier López	contabilidad
3:45	28-05-08	inventarios	Dr. Carlos rojas	contaduría
4:10	01-06-08	personal	Dra. luisa Contreras	personal